Ratgeber · Lohnverrechnung
Den ersten Mitarbeiter anstellen: Was Sie als Arbeitgeber erledigen müssen
Der erste Mitarbeiter ist ein großer Schritt. Damit vom ersten Tag an alles passt, gibt es ein paar Pflichten, die Sie kennen sollten. Hier ist der Ablauf Schritt für Schritt.
Von Tamer Sadik, geprüfter Bilanzbuchhalter in Wien · Stand: November 2026 · Lesezeit ca. 6 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Klären Sie zuerst den Kollektivvertrag und die richtige Einstufung.
- Die Anmeldung bei der ÖGK muss vor dem ersten Arbeitstag erfolgen, elektronisch über ELDA.
- Ihr Mitarbeiter bekommt zu Beginn einen Dienstzettel.
- Rechnen Sie mit Lohnnebenkosten von rund 30 % zusätzlich zum Bruttogehalt.
Schritt 1: Kollektivvertrag und Einstufung klären
Fast jede Branche in Österreich hat einen Kollektivvertrag. Er legt Mindestgehalt, Arbeitszeit, Sonderzahlungen und Zuschläge fest. Welcher für Sie gilt, hängt von Ihrer Gewerbeberechtigung ab. Die Kollektivverträge finden Sie auf der Website der Wirtschaftskammer.
Genauso wichtig ist die richtige Einstufung: In welche Verwendungsgruppe fällt die Tätigkeit, und welche Vordienstzeiten zählen? Eine falsche Einstufung führt später zu Nachzahlungen.
Schritt 2: Anmeldung bei der ÖGK, vor dem ersten Arbeitstag
Als neuer Arbeitgeber brauchen Sie ein Beitragskonto bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK). Danach melden Sie Ihren Mitarbeiter an, und zwar vor Arbeitsbeginn. Die Anmeldung erfolgt elektronisch über ELDA.
Eine verspätete Anmeldung kann teuer werden: Die ÖGK kann Beitragszuschläge verlangen, dazu können Verwaltungsstrafen kommen. Melden Sie deshalb lieber einen Tag zu früh an als eine Stunde zu spät.
Schritt 3: Dienstzettel ausstellen
Zu Beginn des Dienstverhältnisses bekommt Ihr Mitarbeiter einen Dienstzettel. Darin stehen die wichtigsten Punkte: Beginn, Arbeitszeit, Gehalt, Einstufung, Urlaub, Kündigungsfristen und der anzuwendende Kollektivvertrag.
Für einen individuellen Dienstvertrag mit besonderen Vereinbarungen, etwa einer Konkurrenzklausel oder einem All-in-Gehalt, ist ein Arbeitsrechtsexperte die richtige Adresse.
Schritt 4: Was ein Mitarbeiter wirklich kostet
Zum Bruttogehalt kommen die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers. Die wichtigsten Posten:
- Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung: rund 21 %
- Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds: 3,7 %
- Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag: je nach Bundesland rund 0,3 bis 0,4 %
- Kommunalsteuer: 3 %
- Betriebliche Vorsorgekasse (Abfertigung neu): 1,53 %
- In Wien zusätzlich die Dienstgeberabgabe, die sogenannte U-Bahn-Steuer
Insgesamt sind das rund 30 % auf das Bruttogehalt. In den meisten Kollektivverträgen kommen das 13. und 14. Gehalt dazu. Für Ihre Kalkulation heißt das: Ein Bruttogehalt von 2.500 € kostet Sie pro Monat rund 3.250 €, und das 14-mal im Jahr.
Schritt 5: Jeden Monat die Lohnverrechnung
Jeden Monat wird das Gehalt abgerechnet: Bruttogehalt, Abzüge für Sozialversicherung und Lohnsteuer, Auszahlung des Nettogehalts. Bis zum 15. des Folgemonats gehen die Beitragsmeldung an die ÖGK und die Abgaben an ÖGK, Finanzamt und Gemeinde. Nach Jahresende folgt der Jahreslohnzettel an das Finanzamt.
Schritt 6: Weitere Pflichten im Blick behalten
- Arbeitszeitaufzeichnungen führen
- Urlaubsanspruch beachten: 5 Wochen pro Jahr
- Arbeitsplatzevaluierung nach dem ArbeitnehmerInnenschutzgesetz
- Lohnunterlagen 7 Jahre aufbewahren
Mit mir an Ihrer Seite
Ich übernehme die Lohnverrechnung ab dem ersten Mitarbeiter: Anmeldung bei der ÖGK, Dienstzettel, monatliche Abrechnung und alle Meldungen. Das kostet 30 € pro Mitarbeiter und Monat, netto. Änderungen schicken Sie mir einfach per E-Mail oder WhatsApp.
