Ratgeber · Jahresabschluss
Jahresabschluss vorbereiten: Die Checkliste für Ihr Unternehmen
Je besser die Unterlagen vorbereitet sind, desto schneller und günstiger ist der Jahresabschluss. Mit dieser Checkliste haben Sie alles beisammen.
Von Tamer Sadik, geprüfter Bilanzbuchhalter in Wien · Stand: November 2026 · Lesezeit ca. 5 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Starten Sie im Jänner, nicht erst kurz vor der Frist.
- Kontoauszüge, Kassabuch und alle Belege des Jahres müssen vollständig sein.
- Bei der Bilanz kommen Inventur und offene Rechnungen zum Stichtag dazu.
- Bücher und Belege müssen Sie 7 Jahre aufbewahren.
Für alle: Die Grundlagen
- Alle Kontoauszüge bis 31. Dezember, auch von Zweitkonten, Kreditkarten und Zahlungsdiensten wie PayPal
- Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen des Jahres
- Kassabuch mit Kassastand zum Jahresende, falls Sie Bargeld einnehmen
- Rechnungen für Anschaffungen wie Laptop, Möbel, Maschinen oder Auto
- Kredit- und Leasingverträge mit Zins- und Tilgungsplan
- Vorschreibungen der Sozialversicherung und Nachweise über bezahlte Beiträge
- Betriebliche Versicherungspolizzen
Häufig vergessen
- Privatanteile: Nutzen Sie Auto, Handy oder Internet auch privat? Dann braucht es eine Aufteilung, beim Auto am besten mit Fahrtenbuch.
- Arbeitsplatz zu Hause: Mietvertrag, Betriebskosten und Fläche des Raums
- Fortbildungen und Fachliteratur
- Bewirtung von Geschäftspartnern: Beleg mit Anlass und Teilnehmern
- Gutschriften und Stornos
Zusätzlich bei der Bilanz
- Inventur: Waren- und Materialbestand zum 31. Dezember mit Menge und Wert
- Liste der offenen Rechnungen an Kunden und von Lieferanten
- Erhaltene und geleistete Anzahlungen
- Kosten, die das alte Jahr betreffen, aber erst später verrechnet werden
- Bei einer GmbH: Gesellschafterbeschlüsse, Geschäftsführerbezüge und Darlehen zwischen GmbH und Gesellschaftern
Anschaffungen bis 1.000 €
Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 € können Sie im Jahr der Anschaffung zur Gänze absetzen. Teurere Anschaffungen werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Heben Sie deshalb jede Rechnung für Anschaffungen gut auf.
Die wichtigsten Termine
- Steuererklärung für das Vorjahr: bis 30. April auf Papier oder bis 30. Juni elektronisch über FinanzOnline. Mit steuerlicher Vertretung gelten längere Fristen. Die Steuererklärung übernimmt bei mir mein Steuerberater-Partner.
- GmbH: Offenlegung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag.
Wie lange aufbewahren?
Bücher, Aufzeichnungen und Belege müssen Sie 7 Jahre aufbewahren. Digital ist das erlaubt, solange die Unterlagen vollständig, geordnet und unverändert lesbar sind. In manchen Fällen, etwa bei Grundstücken, gelten längere Fristen.
So geht es einfacher
Wenn ich Ihre Buchhaltung das ganze Jahr betreue, ist der Großteil dieser Liste zum Jahresende schon erledigt. Sie laden nur noch die fehlenden Unterlagen hoch. Der Jahresabschluss kostet bei mir 800 bis 1.200 € für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und 1.800 bis 2.500 € für die Bilanz einer GmbH, jeweils netto.
